仕事 教育・教師 相談ケース

やるべきことを確実にやるために~仕事は段取りからもう始まっている! 

投稿日:2017年7月26日 更新日:

今回は珍しく教育に関する相談ではなく、「仕事効率アップ」「仕事流儀」といった仕事術についてです。
相談者は現役の中学教師ですが、「事務の仕事が苦手」「これと会議がなかったらどんなに学校が楽しくラクになることか~」
などなどの切ない思いが痛いほど伝わってきます。
僕も教師時代は事務の仕事がダメでニガテでした。部活終わって8時(夜ですよもちろん)自分の机に戻りボロボロのカラダに鞭打ち、
眠い目こすりながら山のように積み重なった書類を崩していく~日付をまたぎそうになるので「持ち帰り残業」(持って帰っただけで終わること多しむなし)
現役時代は時間に流されて仕事をこなしている感が否めませんでしたが、自由業となってからは自分の流儀、ペースで仕事をしなければ何も始まりません。
すべて自分で考えなくてはいけなくなった今、僕なりのやりかたをつかんでからは時間と労力の振り分け&使い方がうまくなったと思っています。
そんな僕からのちょっとしたアドバイスです。

そもそも、「段取り」って何?

クラス、学年、部活、所属セクション、教科、教科研究部のありとあらゆる作成、提出しなくてはいけない文書、報告書がたくさんですね。
当然、提出期限があります。
教師の場合、学校以外のビジネスマンと違って事務に費やすことのできる時間は本当に限られています。
朝の職会、打ち合わせに職員室の椅子に座ってから、部活終わって戻る夜の9時近くまでの間、席をあたためたこと一度もない~なんてこともありました。
授業6コマびっちり、昼もクラスで摂っていればこうなってしまいますよね。
特にコマ数の多く、部活動のある中学教師はこのパターンに近いのではないでしょうか?

つまり、教師の場合、事務に費やすことのできる時間は本当に限られている~という当たり前のことをまず、再認識すべきなのです。
ただでさえ、限られたこの事務時間が緊急トラブルなどで大幅に持っていかれてしまうのですから目を覆いたくなります。
だとすると、残された時間を「確実」に、且つ「有効」に使っていくことが求められるのです。

前置きが長くなりましたが、そもそも「段取り」ってなんでしょう?
いまの僕が思い浮かべるキーワードは「事前準備」「TODOリスト」「優先順位」「環境整備」「シュミレーション」「連絡調整」などです。
そうなのです、「段取り」とは、ディレクターを助けるADのような役割を担っているのです。
仕事そのものがうまく流れていくよう、目配せ心配りを怠らず細心の注意を払わなくてはいけないのです。

広辞苑を引いてみると「ものごとを行う手順や方法、その準備。または心構えとあります。

3d human climb in a red arrow for success


敵を知り、己を知れば、百戦危うからず

だいたいのダンドリーの意味はわかった、でもどうやっていけばよいのか~そうですよね、肝心の進め方についてこれから話していきますので安心してください。
その前に、質問です。あなたは自分の「仕事力」(ここでは事務処理能力に限定して)をどれだけ正確に把握していますか?

自己の力量を知らずして敵(処理対象)に突進するのは無謀すぎます。玉砕覚悟ですか?
以前の僕がこのタイプでした。精神論で自分を鼓舞し、気合で何とかなる~って気合入れても眠いものは眠い進まぬものは進まぬ。
徹夜も何日も続けば事務だけでなくいろいろな他の仕事にも影響が出てくるのです。

教員に限らず、どんな仕事でもおおよそは、このくらいで出来るな~と感覚、カラダ、アタマで分かっていると思います。
しかし、このあやふやな感覚に頼って僕はこれまで散々な目にあってきました。つまり、自分の力の自己評価と実際現実との間に隔たり、ひらきがありすぎたのです。
「過大評価」ってやつです。「過信」です。
会計の世界では「保守主義の原則」というものが会計原則のひとつに挙げられれています。
利益は最小に、費用は最大にして見積もる~という原則なのですが、自分を「過小評価」とまでいかなくとも「正当」に評価しなくてはいけないのです。

自分の力量を測るためには、日ごろ処理している仕事を最小のタスクに分けて、処理にかかった時間を記録し、常に自己の処理能力を把握している状態にすることです。

ターゲットを明確に!

自分の処理能力が明確になれば、あとは限られた時間を「ターゲット」に向けて振り分ける作業になります。

いまやらなければならないこと、いまやるべきこと、いまやったほうがいいこと、できればいまやったほうがいいことの4段階にタスクを思いきって分け、このうち上位の2つに注力する!
そして、どっちでもいい、いまやらなくてもいいこと~このようなものは処理対象から思いきって外すことです。
ここでも大切になってくるのは事前準備です。「優先順位」を明確にするということです。

②タイマー設定
やるべきことが明確になり、使う時間も決まったらあとはタイマーをスタートさせます。
カウントダウン方式でやります。音を鳴らせない場所で会ったらバイブ機能付きのもの、もしくはスマホでもいいですね。
注意が分散されると困りますので、分室等他に仕事に集中できる場所でしたらもっといいですね。

注意事項

①まとまった時間が必要な仕事、細切れ時間でできるものをハッキリ区別する

仕事の性格からして、完璧なもの、成果が求められるような仕事は、まとまった時間が取れるようなとき、もしくは場所を変えて家などでやるべきです。
細切れ時間などを使って処理することにより、注意が分散されミスも多くなります。
そして再度取りかかるときに、再びエンジンのかけなおしとなりますのでロスタイムの増大が痛いのです。

②目標、ターゲットが大きすぎるのは×、漠然としたものも×

大きなターゲットも必ず細分化、タスク化すべきです。そして、小さくしたタスクも大目標のどの部分にあたるのか常に作業中も把握していることも大切です。

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ボクのダンドリー

①週間、月間、ターム間目標等に従って明日のダンドリーをつくる、机、書類の整理整頓、そうじをしてから帰宅

この時に注意したいのは、先の「会計原則」に従って、自由になる時間を多く見積もらないこと。
いつ何があるか分からないのが学校であり、教師の定めでもあります。

②寝る前に明日の仕事のシュミレーション

③早めはやめに学校に行く

かつて僕は6:30には学校についてました。朝錬が始まる7:30までの間の60分は事務作業に専念できる貴重な時間でした。
これはもちろん、生活環境が異なりますのでみなさん全員に勧められるものではありませんが、時間を作り出す、絞り出す努力も時には必要でしょう。

④整理整頓、そうじ

⑤TODOリスト、優先順位の確認

⑥事務作業開始

まずは作業を伴うものから僕は始めていました。
メールチェック、文書整理等まずはエンジンをあたためてからGO!です。

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段取りの前の「ダンドリー」が何よりも必要なワケ!

僕が勝手に呼んでいる「ダンドリー」ですが、段取りの前にするべきことをこう呼んでいます。

具体的にどういうものを指すのか挙げてみます。

①メール返信文の「定型フォーム」を予め作っておき、すぐに使える状態にしておく

②常に整理整頓を心がけ、欲しい時に欲しいものがすぐ取り出せる状態にしておく

③時間があるときには、普段できない事務作業をどんどん先にすすめ(優先順位に従って)、仕事のストックを増やしておく

などなど下準備としていろいろ考えられますね。
つまり、その仕事がうまくすすむように常に考え、自分のエンジンに即フルスロットルをあげあられるような状態にしておくことなのです。
モノゴトは何でも動き出すまでが偉く時間と労力をより多く必要とするものです。
仕事だって同じです。どのような仕事であれ、すぐに取りかかれる状態とまではいかなくとも、前の日にちょっと書類に目を通しておいた、
イメージングしてた~これだけでもずいぶんと違うものです。

限られた時間で効率よく成果を出すためには普段からの「段取り」と「ダンドリー」がものをいうのです。
何よりもすぐに取りかかれる状態になっていること、そして気持ち心構えが仕事に向いていることが大事なのです。
いちばんやっかいなのは人間の気持ちです。
この気持ちをうまくコントロールする、つまり「ヤル気」にさせることができればきっと大丈夫!
事務処理も教師の仕事の一部なのですから、上手につきあっていきたいですね。

 

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